Logo Université Laval Logo Université Laval

Créer ma salle virtuelle

Rappel
Tout membre de la communauté universitaire souhaitant expérimenter la Conférence Web peut commander une licence. L’achat d’une licence permet de créer une à plusieurs salles de Conférence Web, toutes liées au demandeur. Pour plus d’information, consultez la page Commander ma licence de Conférence Web .

Information
Une salle virtuelle, paramétrée et personnalisée, peut être utilisée à multiples reprises. Cette salle virtuelle vous est liée et vous pouvez la gérer selon vos besoins.

Il est à noter qu’une salle peut accueillir au maximum 100 participants.

  1. Accédez à l’adresse  https://classevirtuelle.ulaval.ca à partir de la barre d’adresse de votre navigateur Web.
  2. Authentifiez-vous à l’aide de votre identifiant UL (IDUL) et de votre mot de passe (NIP).
    Cliquez sur Connexion.
  3. La page liée à votre compte s’affiche sous l’onglet Accueil.
  4. Afin de créer une salle virtuelle, cliquez sur le bouton Réunion, situé à droite de la mention Nouveau.
  5. Le formulaire de création de salle virtuelle s’affiche.
    Remplissez les champs des différentes sections en suivant les étapes suivantes.  
  6. Indiquez un nom significatif pour votre salle virtuelle.
    Au choix, ajoutez une adresse URL potentiellement unique et un résumé personnalisé.

    Mise en garde

    L’adresse URL personnalisée doit être unique dans le répertoire des URL utilisées pour les classes virtuelles de l’Université Laval.

    • Si vous inscrivez une URL utilisée, un message s’affichera :
    • Si vous n’inscrivez pas d’URL, le système en générera une pour vous, par exemple :
      https://classevirtuelle.ulaval.ca/rq3bmes7ghjsko2/
  7. À titre informatif, entrez l’heure de début et la durée prévue de la première Conférence Web de cette salle. Veuillez noter que ces informations s’afficheront au calendrier de votre compte, mais n’influenceront en rien le moment et la durée de l’utilisation de la salle.
  8. Sélectionnez le modèle et la langue souhaités pour votre salle.
    Information
    Le modèle choisi correspond à la disposition initiale des blocs (vidéo, clavardage, documents ...) à l’intérieur de la salle virtuelle. Il est à noter qu'il est tout de même possible de modifier la disposition des blocs de manière ponctuelle lors de vos présentations. 

    Le modèle créé spécifiquement pour la Conférence Web est le modèle partagé nommé Modèle de réunion par défaut
  9. Sélectionnez le type d’accès souhaité pour vos participants.
    Information
    • L’option Seuls les utilisateurs enregistrés sont admis à la réunion équivaut à une salle privée à l’intérieur de la communauté universitaire. En fait, uniquement les utilisateurs ayant un IDUL actif que vous aurez importé en tant que participants seront admis.
    • L’option Seuls les utilisateurs enregistrés et les visiteurs acceptés sont admis à la réunion équivaut à une salle semi-privée. Tout comme la première option, les utilisateurs ayant un IDUL actif que vous aurez importé en tant que participants seront admis. De plus, les visiteurs souhaitant rejoindre la salle à l’aide de l’adresse URL pourront s’identifier à l’aide de leur nom et vous demander l’autorisation d’intégrer la salle.
    • L’option Toute personne disposant de l’adresse URL de la réunion peut y assister équivaut à une salle publique. Toutes les personnes souhaitant rejoindre la salle à l’aide de l’adresse URL seront admises sans validation requise de votre part.
  10. Sélectionnez le paramètre de conférence audio correspondant à votre situation.

    Information
    Le paramètre par défaut de conférence audio d’une salle virtuelle est Ne pas inclure de conférence audio dans cette réunion. Il correspond à inclure le son d’un microphone ou d’un casque d’écoute avec micro (réunion VoIP).

    Si vous êtes personnellement détenteur d’une conférence audio payante, permettant d’inclure l’audio d’un appel téléphonique, il est possible d’inclure vos informations et de combiner les services.
  11. Lorsque la première page est complétée, cliquez sur Suivante.
  12. La page Sélectionner des participants s’affiche.
    Le champ de gauche liste tous les utilisateurs possédant un IDUL actif et les groupes disponibles.
    Information
    Il est à noter qu’à cette étape, seuls les participants possédant un IDUL actif peuvent être importés. Les participants considérés comme visiteurs, soit hors institution, devront être invités manuellement, par la transmission de l’adresse URL de la salle.
  13. Utilisez le champ de recherche pour trouver un utilisateur.
  14. Lorsque vous repérez l’utilisateur désiré, sélectionnez-le et cliquez sur Ajouter pour l’importer en tant que participant de votre salle.
  15. Répétez l’exercice jusqu’à ce que tous vos participants possédant un IDUL actif soient importés.
    Dans le cas d’une erreur, sélectionnez le participant et cliquez sur Enlever.
  16. Pour modifier le rôle d’un participant, sélectionnez son nom, puis cliquez sur Permissions.
    Cliquez ensuite sur le rôle que vous souhaitez lui attribuer.
    Mise en garde
    Les pouvoirs des hôtes ne sont pas tous équivalents. En fait, un hôte spécifié par un détenteur de licence ne peut être hôte de manière totalement autonome, il ne peut l'être que si l’hôte détenteur de la licence est dans la salle.
  17. Lorsque la deuxième page est complétée, cliquez sur Suivante.
  18. Envoyez des invitations aux hôtes, présentateurs et/ou participants, si souhaité.  
    Le message généré sera envoyé spécifiant les informations indiquées dans la page.
    Conseil
    Les participants considérés comme visiteurs, soit hors institution, doivent être informés manuellement par la transmission de l’adresse URL de la salle. Un moyen simple de le faire est d’envoyer la présente invitation à Hôte, soit vous-même, et de transférer le message reçu dans votre boîte courriel aux visiteurs visés.
  19. Lorsque la troisième page est complétée, cliquez sur Terminer.
  20. La page présentant les informations sur la réunion s’affiche.  
    Votre salle est maintenant créée.