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Effectuer une réservation récurrente pour un espace locatif selon des critères

Spécifier les besoins liés à la réservation

  1. Accédez à la page d’accueil du Module de réservation des locaux liée à votre compte.
  2. Cliquez sur Trouver une salle sous la section Demandes de réservations.
    Information

    La réservation de salles est disponible en deux modes :

    • Approbation : Demande de réservation qui sera soumise à une approbation.
    • Libre-service : Demande de réservation avec confirmation immédiate.  

     L’option Trouver une salle sous Demandes de réservations donne accès à l’ensemble des salles partagées du campus, qu’elles soient en approbation ou en libre-service.

     Si vous souhaitez limiter votre recherche uniquement aux salles en libre-service, utilisez plutôt l’option Trouver une salle sous Libre-service.

  3. La page Trouver une salle s’affiche.
    Spécifiez vos différents critères de recherche.
    A. Type de demandeSélectionnez la raison pour laquelle vous souhaitez réserver une salle. Cela aura un impact sur le type de salle proposé.
    B. Emplacement

    Sélectionnez le pavillon dans lequel vous souhaitez réserver une salle.

    Il est à noter que le choix des emplacements proposé dépend des accès qui vous ont été octroyés selon votre IDUL et votre rattachement à une unité.
    C. Critères additionnels

    Cochez la case Utiliser des critères additionnels afin d’avoir accès à des critères plus restrictifs :

    • Types de salles;
    • Niveaux d’étages;
    • Secteurs;
    • Caractéristiques (besoins matériels);
    • Types de configurations (disposition des tables);
    • Capacité minimale (nombre de personnes);
    • Superficie minimale (critère non disponible actuellement).
    Plusieurs options peuvent être sélectionnées simultanément.
    D. DuréeSélectionnez la durée désirée de la réservation de la salle.
    E. EntreDéterminez un intervalle d’heure acceptable à l’intérieur duquel il est possible d’inclure la durée spécifiée.
    F. Réservation récurrente

    Cochez la case Réservation récurrente afin de réserver une même salle à plusieurs occurrences.

    • Sélectionnez le type de récurrence (journalier, hebdomadaire, mensuel ou annuel) souhaité, puis déterminez les paramètres associés.
    • Inscrivez la date de début liée à votre besoin de réservation de salle.
    • Sélectionnez ensuite le nombre d’occurrence total souhaité ou la date de fin liée à votre besoin de réservation de salle.
    G. Afficher les occurrencesCliquez sur Afficher les occurrences afin de gérer séparément les dates spécifiques liées au type de récurrence sélectionné. Il vous est possible d’ignorer une occurrence ou d’en modifier la date.   
  4. Une fois vos besoins spécifiés, cliquez sur Vérifier la disponibilité.

Consulter les salles disponibles par heure

  1. Les salles disponibles selon les critères spécifiés sont regroupées, selon le cas, en une ou deux catégories :
    1. Salles disponibles nécessitant une approbation.
    2. Salles libre-service disponibles.

  2. Déployez la catégorie souhaitée afin d’obtenir la liste des heures pour laquelle des salles sont disponibles.

    Mise en garde
    Si aucune salle n’est disponible, essayez de modifier certains de vos critères de recherche.
  3. Déployez l’heure souhaitée afin d’obtenir la liste des salles disponibles pour la durée et la récurrence spécifiées dans vos critères de recherche.
  4. Au besoin, vous pouvez :
    1. Cliquer sur Détail afin de voir une photo des lieux et de consulter certains renseignements.

    2. Cliquer sur une des icônes de calendrier situées dans la colonne à l’extrême droite afin de consulter les différentes disponibilités de la salle par heure, jour, semaine, mois ou année.

    Conseil
    La demande de réservation d’une salle se fait à partir du tableau des résultats de recherche. Pour revenir aux résultats de recherche, cliquez sur le bouton précédent de votre navigateur Web ou utilisez le fil d’Ariane.

Soumettre une demande de réservation

  1. Lorsque vous avez choisi la salle à réserver, cliquez sur la rangée de la salle ciblée.
    Mise en garde
    Portez attention à cliquer sur une zone inactive de la rangée et non sur Détail ou sur une icône de calendrier.
  2. Un message de confirmation d’action s’affiche.
    Cliquez sur Continuer.
  3. La page Confirmation de la demande s’affiche.
    Complétez les informations requises, y compris une brève description de votre utilisation de la salle.
    Cliquez sur Soumettre.
    Information
    Certaines salles permettent différentes configurations. Dans ces cas, une liste déroulante Configuration de la salle est disponible sous la section Renseignements sur l’emplacement. Vous pouvez ainsi choisir la disposition souhaitée, par exemple, les tables disposées en carré ouvert.
  4. Un message de confirmation d’action s’affiche.
    Cliquez sur Ok.
    Information
    Il est à noter que pour les réservations en libre-service, il vous est proposé de confirmer la réservation directement au lieu de soumettre la demande.
  5. Le message de confirmation final s’affiche, incluant le numéro de la demande soumise.
    Cliquez sur Ok.
  6. Vous êtes redirigé automatiquement vers la page Mes réservations.
    La demande de réservation soumise est identifiée par le numéro de la demande.
    Information

    Voici la signification des icônes du tableau de réservations :

    •  Votre demande est soumise, mais vous êtes en attente d’une approbation.
    •  Votre réservation a été approuvée.
    •  Votre réservation a été déclinée par l’approbateur.
    •  Votre réservation a été annulée par vous-même.
    •  Votre réservation possède plusieurs occurrences.
  7. Cliquez sur l’icône de récurrence  afin de valider les paramètres des diverses occurrences.
  8. Après un délai, un courriel est acheminé à votre adresse courriel institutionnelle afin de vous informer de l’état de votre réservation.
    NB. L’icône sous la page Mes réservations s’ajuste à l’état désigné.
    Information

    Il est à noter que les réservations en libre-service sont immédiatement marquées de l’icône d’approbation  sous la page Mes réservations.  Aucun délai n’est nécessaire.

Ressources complémentaires