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Foire aux questions

Délégués

À l’exception des chargés de cours en période d’essai dont tous les cours doivent faire l’objet d’une appréciation (SCCCPUL, art.17.02), le choix des cours qui seront appréciés chaque session est sous la responsabilité de la direction de l’unité.

Si aucun critère de sélection des cours n’est précisé pour une unité, la direction de celle-ci est invitée à suivre ceux suggérés par les  Dispositions relatives à l’évaluation de l’enseignement.

Seront appréciés avec une attention particulière :

  • Toute nouvelle activité de formation ou toute activité existante donnée selon une nouvelle formule pédagogique;
  • Toute activité de formation donnée pour la première fois par un professeur ou un chargé de cours;
  • Toute activité de formation dont la dernière évaluation, de l'avis du responsable autorisé, a révélé des difficultés.

Deux raisons peuvent expliquer qu’un cours soit absent de la liste des cours offerts dans le SEVE :

  1. Il n’y a aucun enseignant associé au cours dans Banner. 
    Dans ce cas, vous devez contacter l’agent de la gestion des études de votre unité pour y faire inscrire l’enseignant. Une fois la base de données de Banner mise à jour (tous les jours à 12h), le cours apparait dans le système d’évaluation de l’enseignement (SEVE) et peut être sélectionné pour être apprécié par les étudiants.
  2. Il n’y a aucun étudiant inscrit au cours.
    Il n’est pas possible d’apprécier un cours où aucun étudiant n’est inscrit. 

Il est recommandé de procéder à l’appréciation des cours le plus près possible de la fin de la session ou au plus tôt à partir de la 12e semaine. Plus l’appréciation est réalisée près de la fin de l’activité, plus les réponses reflèteront l’expérience des étudiants pour l’ensemble de la prestation de l’enseignant(e).

Appréciation par Internet (Web)
Il est suggéré que le questionnaire d’appréciation en ligne soit accessible au moins pendant trois semaines incluant la semaine suivant la fin du semestre, de façon à permettre aux étudiants qui le désirent de remplir l’appréciation une fois la session terminée.

Appréciation en format papier
Il est préférable d’administrer les appréciations en format papier pendant la première partie de la séance de cours, soit au début ou avant la pause. Toutefois, il n’est pas recommandé de réaliser l’appréciation du cours en classe en même temps que l’examen de fin de session. En effet, le stress occasionné par cette évaluation peut affecter l’opinion des étudiants.

 

Votre message doit :

  • être court et invitant ;
  • inciter les étudiants à répondre au questionnaire,
  • informer des dates durant lesquelles le questionnaire sera accessible par Internet (Web),
  • informer les étudiants de tout autre sujet connexe à l’appréciation des cours (s’il y a lieu).

C’est aussi dans ce message que doit être transmise l’adresse permettant aux étudiants d’accéder au questionnaire par Internet (Web) : https://oraweb.ulaval.ca/pls/eve/evaluation_enseignement

Au besoin, consulter la page Exemple de courriel.

De façon générale, l’appréciation des cours en ligne dure trois semaines. Nous suggérons d’envoyer un premier courriel de rappel six jours après le début de l’appréciation, et un deuxième courriel trois jours avant la fin

Tant que la période d’appréciation n’est pas terminée et que les données n’ont pas été transférées, il est possible de changer vous-même la date de fin de l’appréciation.

Si la période d’appréciation d’un cours est terminée, mais que les données n’ont pas été transférées, il est possible d’en prolonger la durée en contactant l’équipe de soutien du Bureau de soutien à l’enseignement à l’adresse aide@bse.ulaval.ca.

Si les données ont déjà été transférées, il est impossible de prolonger la période d’appréciation.

Il est recommandé que l’enseignant n’intervienne pas dans le processus d’appréciation de son cours. Pour augmenter le taux de participation et la validité des réponses obtenues, il est suggéré que l’enseignant quitte la salle de classe lors de la période allouée à l’appréciation de son cours.

Le responsable de l’unité est chargé de nommer une ou des personnes responsables de la passation des questionnaires d’appréciation des cours. Pour s’assurer de l’intégrité du processus, il est recommandé de choisir des personnes qui ne sont pas impliquées dans le cadre du cours, telles que l’enseignant lui-même, un enseignant invité ou un auxiliaire d’enseignement.

La collaboration d’étudiants d’un autre cycle d’études ou des membres de l’association étudiante peut être sollicitée pour s’acquitter de cette tâche. Les étudiants peuvent agir en tant que bénévoles, ou être rémunérés. Dans ce cas précis, ils devront être engagés à titre d’auxiliaires administratifs.

D’autres préfèrent attribuer cette tâche au personnel de soutien de l’unité où à un conseiller pédagogique. Peu importe à qui incombe cette responsabilité, le choix de la personne doit reposer sur l’assurance que les conditions d’administration des questionnaires seront favorables à l’appréciation du cours et qu’elles permettront d’assurer l’anonymat des répondants, ainsi que la confidentialité des réponses.

  • Récupérer l’enveloppe contenant le matériel requis pour l’appréciation auprès du responsable de l’unité ;
  • Se présenter au local du cours au moment qui a été convenu par le responsable de l’unité ;
  • Rappeler à l’enseignant que pour des raisons de confidentialité, il doit quitter la classe au moment de l’appréciation ;
  • Distribuer le matériel (questionnaire, feuille-réponse, feuille pour inscrire des commentaires, crayons) ;
  • Expliquer le but de l’appréciation du cours en fin d’activité de formation ;
  • Demander aux étudiants de répondre individuellement et en silence ;
  • Rappeler les directives pour remplir l’appréciation de façon conforme (cocher 1 seul choix de réponse par énoncé, attribuer la réponse au numéro correspondant à l’item du questionnaire, utiliser les feuilles mises à leur disposition pour écrire leurs commentaires qualitatifs, etc.) ;
  • Indiquer aux étudiants que leurs commentaires doivent être formulés de façon constructive, écrits lisiblement (au plomb ou au stylo), qu’ils doivent être signés (lisiblement) et datés si ces derniers veulent qu’ils soient joints au rapport d’appréciation ;
  • Récupérer le matériel, le ranger dans l’enveloppe prévue à cette fin ;
  • Sceller l’enveloppe ;
  • Rapporter l’enveloppe à la personne responsable des appréciations de cours à l’unité et lui remettre idéalement en main propre.
  1. Implication des enseignants et des directions d’unité
    Que les enseignants et les directions d’unité démontrent aux étudiants l’importance qu’ils accordent au processus d’appréciation des cours et encouragent les étudiants à remplir les questionnaires.
  2. Réalisation d’évaluations formatives
    Avant la mi-session, que les enseignants réalisent une courte appréciation formative de leur enseignement et qu’ils discutent des résultats avec les étudiants.
  3. Utilisation des résultats
    Que les unités montrent aux étudiants comment sont utilisés les résultats de l’appréciation des cours et les convainque que cela fait une différence.
  4. Implication des étudiants dans le processus d’appréciation
    Que les associations étudiantes soient impliquées dans la passation des questionnaires d’appréciation. Également, qu’elles fassent la promotion, auprès de leurs pairs, de l’amélioration de l’enseignement par les résultats des appréciations.
  5. Diffusion des résultats
    Que les résultats globaux des appréciations de cours soient transmis aux étudiants via le comité de programme ou l’association étudiante.
  6. Rappels par courriel pour les appréciations en ligne
    Que des rappels par courriel soient envoyés aux étudiants n’ayant pas encore rempli l’appréciation des cours (mais attention à la saturation).
  7. Accessibilité et durée des appréciations en ligne
    Que les questionnaires en ligne soient facilement accessibles (exemple : adresse dans le courriel aux étudiants).
    Que des ordinateurs soient mis à la disposition des étudiants.
    Que chaque questionnaire soit accessible pendant un minimum de 2 semaines.
  8. Soutien à l’appréciation en ligne
    Qu’un service de soutien informatique soit mis à la disposition des étudiants en cas de problèmes avec le système.
  9. Développement de questionnaires pertinents et de qualité
    Que les questionnaires soient brefs, bien structurés et permettent aux étudiants de s’exprimer de façon qualitative (commentaires) en complément des questions à choix multiples.
  10. Promotion de l’opération « appréciation des cours »
    Promouvoir la période d’appréciation des cours, par exemple : par l’installation d’affiches promotionnelles dans les endroits fréquentés par les étudiants, par la mise en ligne de bannières informative dans les sites de cours du Portail, par différentes actions posées par les associations étudiantes, etc.

Une personne déléguée au dossier de l’appréciation des cours par les étudiants doit prendre rendez-vous auprès de l’équipe de soutien technique du Bureau de soutien à l’enseignement (418-656-2131 poste : 14331) pour avoir accès au lecteur optique permettant la saisie des réponses. Au moment convenu, la personne devra se présenter au Pavillon de l’Est (2180 chemin Sainte-Foy, local 2137) avec l’ensemble des feuilles-réponse pour procéder à leur lecture. Les réponses lues seront ensuite transférées dans le SEVE par l’équipe technique du BSE.

Des feuilles réponses pour un même cours peuvent être lues aussi longtemps qu’aucune donnée n’a été transférée dans le système pour la production de rapport statistique. Une fois les données transférées, il sera impossible de lire de nouvelles feuilles pour ce cours. Pour plus d’information, consulter la page Préparer les rapports statistiques.

La personne déléguée à cette tâche a le choix de photocopier les feuilles, ou de saisir les commentaires dans un logiciel de traitement de texte. Le choix privilégié est à la discrétion des unités et dépend habituellement du budget alloué à cette tâche et du temps que possède le délégué pour la faire. Si les commentaires sont saisis dans un traitement de texte, il importe d’indiquer ceux qui sont signés et datés et de conserver les copies originales avec les signatures.

Le SEVE permet de produire les rapports pour chaque activité appréciée, à condition qu’il y ait eu plus de cinq répondants. Il existe trois types de rapports différents qui peuvent être générés en fonction des besoins de la direction de l’unité : le rapport distinct, le rapport global/partiel et celui fusionné. Pour plus d’information, consulter la page Préparation de rapports statistiques.

Afin de respecter l’anonymat des étudiants et la confidentialité de leurs réponses, les enseignants peuvent avoir accès à leurs rapports d’appréciation et aux listes de commentaires au plus tôt 30 jours après la fin de la session où ils ont été évalués. Cela permet d’éviter que les étudiants aient peur d’être pénalisés à cause de la nature de l’appréciation qu’ils ont fourni.

Ainsi, le responsable d’unité, ou la personne déléguée, ne devrait pas discuter des résultats ou remettre une copie du rapport et de la liste de commentaires aux enseignants avant ce délai.

Selon les conventions collectives du SPUL et du SCCCUL, seuls les responsables de l’unité ont le droit de consulter les rapports d’appréciation et d’assurer un suivi auprès des enseignants. Ainsi, à moins que les enseignants concernés en aient donné l’autorisation, les directeurs exécutifs, les directeurs de programmes, de même que toute autre personne de l’unité ne peut y avoir accès.

De même, les enseignants ne peuvent pas consulter les rapports d’appréciation de leurs collègues, même ceux qui enseignent une section différente d’un même cours, ou qui enseignent conjointement une même activité.

De plus, les étudiants ne peuvent avoir accès à aucun résultat tiré des rapports d’appréciation ou des listes de commentaires. Seuls les enseignants eux-mêmes ont le droit de diffuser les résultats de leurs appréciations auprès des étudiants. Cette décision, bien que fortement encouragée, demeure à leur discrétion. 

Le dépôt des rapports d’appréciation et des listes de commentaires au dossier de l’enseignant est un acte balisé par les conventions collectives du SPUL et du SCCCUL. Il convient donc d’en respecter consciencieusement les critères :  

 SPULSCCCUL
Dépôt du rapport d’appréciation

« Le rapport d’appréciation […] est versé au dossier de la professeure ou du professeur seulement si au moins 60 % des étudiantes et étudiants du cours ont participé à l’appréciation. 

Si le seuil de participation se situe entre 50% et 60%, le rapport peut être versé au dossier avec avis à la ou au responsable ou au professeur selon le cas. Dans les sept jours suivant cet avis, le responsable ou le professeur réplique par écrit au dépôt. L’ensemble des pièces est déposé au dossier ».

Article : 4.10.02

« Les documents relatifs à l’appréciation de cours sont versés au dossier du chargé de cours seulement si au moins soixante pour cent (60 %) des étudiants ont participé à l’appréciation du cours. »

Article 17.12
Dépôt de la liste des commentaires

« Le rapport découlant de l’appréciation de cours […] exclut les commentaires personnels et individuels écrits par les étudiantes et étudiants ainsi que toute référence à ces commentaires à moins que ces commentaires ne soient signés et datés. »

Article : 4.10.02

« Seuls les commentaires signés et datés sont joints aux résultats de l’appréciation. La signature doit être accompagnée du nom du signataire en caractères d’imprimerie. »

Article 17.09

Si les critères de dépôt des rapports d’appréciation sont satisfaits, une copie du rapport et de la liste de commentaires doit automatiquement être déposée dans le dossier de l’enseignant, à l’unité (pour les professeurs, la copie doit être au recto de la feuille seulement).

Par ailleurs, les enseignants peuvent faire déposer à leur dossier un rapport d’appréciation et une liste de commentaires, même si le taux de réponse de 60% n’est pas atteint. Pour plus d’informations au sujet de la conservation des rapports d’appréciation et des listes de commentaires, contactez les personnes suivantes : 

 Professeurs (SPUL)

Chargés de cours (SCCCUL)

 Lynn Collin
lynn.collin@vrrh.ulaval.ca
Secrétaire de gestion
Rectorat
Rectorat-Vice-rectorat aux ressources humaines
418 656-2131 poste 5054

Pauline Brousseau
pauline.brousseau@vrrh.ulaval.ca
Technicienne en administration
Rectorat
Rectorat-Vice-rectorat aux ressources humaines
418 656-2131 poste 5700

Il est suggéré aux unités de conserver les feuilles-réponse au minimum jusqu’à la fin de la session suivant celle où l’appréciation a eu lieu, et ce même pour les appréciations qui n’atteignent pas le taux de réponse de 60% recommandé. Cette pratique vise à s’assurer que tous les formulaires ont été lus, que la saisie des données s’est déroulée correctement et que les résultats qui se trouvent dans les rapports sont cohérents avec les questions posées. 

Les rapport d’appréciation qui ne rencontrent pas les critères pour être déposés au dossier de l’enseignant peuvent quand même être analysés et faire l’objet d’un suivi auprès de l’enseignant. Il importe alors de tenir compte de la proportion d’étudiants ayant donné leur opinion par rapport à la taille du groupe pour s’assurer que les résultats reflètent le plus possible l’opinion de l’ensemble des étudiants inscrits au cours.

Enseignants

Le processus d’appréciation des cours en fin d’activité de formation est encadré par les règles des conventions collectives du syndicat des Professeurs et Professeures de l’Université Laval et du syndicat des Chargées et chargés de cours de l’Université Laval.

Il est également défini par la Politique de valorisation de l’enseignement.

En complément, la procédure générale de réalisation du processus, de même que le développement des outils de collecte, doivent être adoptés par l’unité.

À l’exception des chargés de cours en période d’essai dont tous les cours doivent faire l’objet d’une appréciation, le choix des cours qui seront appréciés chaque session est fait en collaboration entre le responsable et l’assemblée de votre unité, en fonction des critères établis par votre assemblée.

Pour les unités dont aucun critère n’est établi, le responsable de votre unité est invité à se référer à ceux suggérés par la Politique de valorisation de l’enseignement. Les activités suivantes doivent être évaluées (article 4.3.7):

  • Toute nouvelle activité de formation ou toute activité existante donnée selon une nouvelle formule pédagogique.
  • Toute activité de formation donnée pour la première fois par un professeur ou un chargé de cours.
  • Toute activité de formation dont la dernière appréciation, de l'avis du responsable autorisé, a révélé des difficultés.

En complément aux critères définis par les unités, la convention collective du Syndicat des professeurs et des professeures de l’Université Laval mentionne que l’appréciation d’un cours peut également être réalisée à la demande du professeur (article 4.10.01).

Votre rôle est de deux ordres.

  1. Informer les étudiants du moment où se tiendra l’appréciation de votre cours et sous quel format (en ligne ou en classe). Si l’appréciation a lieu en classe, accordez-y du temps dans la planification de votre enseignement. Si elle a lieu en ligne, vous pouvez informer les étudiants du moment où elle sera disponible et les encourager à y répondre en grand nombre.
  2. Encourager les étudiants à remplir les questionnaires d’appréciation en leur expliquant pourquoi cela est important pour vous. Démontrez-leur de quelle façon vous tenez compte des résultats dans votre enseignement.

Pour des raisons de confidentialité, il vous est suggéré de quitter la classe pendant le moment où les étudiants remplissent le questionnaire d’appréciation.

Pour être encouragés à remplir les appréciations de cours, les étudiants ont besoin de voir les effets concrets de leurs commentaires et de sentir que leur contribution à l’appréciation des cours a des retombées positives sur la qualité de leur formation. Vous avez donc un rôle essentiel à jouer dans le maintien ou l’augmentation des taux de réponse.

Voici quelques suggestions :

  1. Mentionnez aux étudiants les changements qui ont été apportées au cours en fonction des appréciations passées des étudiants.
  2. À la mi-session, procédez à une évaluation formative de votre enseignement à l’aide de quelques questions à réponse ouverte.
  3. Au moment de l’appréciation, encouragez les étudiants à remplir le questionnaire.
  4. Si vous offrez un cours à distance, inscrivez un message sur la page d’accueil de votre site de cours rappelant aux étudiants que c’est le moment de remplir le questionnaire d’appréciation en ligne.

Les résultats de vos appréciations de cours sont disponibles au plus tôt 30 jours après la fin de la session où ils ont été évalués. Cela permet d’éviter que les étudiants aient peur d’être pénalisés dans leurs résultats à cause de la nature de l’appréciation qu’ils ont fourni.

Vous pouvez consulter tous les rapports statistiques et toutes les listes de commentaires (seulement pour les appréciations réalisées en ligne) de vos appréciations de cours dans votre dossier dans le SEVE. En effet, le SEVE conserve tous les rapports et listes de commentaires pour les appréciations de cours ayant eu lieu depuis la session d’automne 2005.

Pour ce faire, veuillez suivre la procédure énoncée au menu « Préparation des rapports statistiques » et « préparation des listes de commentaires » énoncés ci-haut.

Selon les conventions collectives du SPUL et du SCCCUL, seuls le responsablede votre unité a le droit de consulter vos rapports d’appréciation. Ainsi, à moins que vous n’ayez donné l’autorisation, les directeurs exécutifs, les directeurs de programmes ou toute autre personne de l’unité ne peuvent pas y avoir accès.

De même, vous ne pouvez pas consulter les rapports d’appréciation de vos collègues, même ceux qui enseignent une autre section d’un cours que vous enseignez, ou qui avec qui vous partagez l’enseignement d’une même activité.

Les étudiants ne peuvent pas avoir accès aux résultat tiré des rapports d’appréciation ou des listes de commentaires. Par ailleurs, vous avez le droit de diffuser les résultats de vos appréciations auprès des étudiants. Cette pratique, bien que fortement encouragée, demeure à votre discrétion.

Oui ! Certaines variables contextuelles peuvent influencer les résultats des appréciations des cours par les étudiants, telles que la taille du groupe, le caractère obligatoire ou optionnel du cours, la discipline d’enseignement, l’expérience en enseignement. Il vous est donc suggéré de remplir une fiche contextuelle qui a pour but d’apporter des précisions sur le contexte dans lequel s’est déroulé son enseignement.

À votre demande, cette fiche pourra accompagner votre rapport d’appréciation et permettra au responsable d’unité de bien contextualiser l’interprétation de vos résultats. Cette fiche peut, entre autres, préciser des éléments relatifs à :

  • La complexité ou à la nouveauté de la matière à enseigner.
  • La nouveauté de la stratégie pédagogique utilisée.
  • La qualité de l’équipement ou de l'environnement physique disponible.
  • Certaines caractéristiques du groupe d'étudiants.
  • L'horaire de l'activité de formation.

Le dépôt des rapports d’appréciation et des listes de commentaires à votre est un acte balisé par les conventions collectives du SPUL et du SCCCUL. Il convient donc d’en respecter consciencieusement les critères : 

 

SPUL

SCCCUL

Dépôt du rapport d’appréciation

« Le rapport d’appréciation […] est versé au dossier de la professeure ou du professeur seulement si au moins 60 % des étudiantes et étudiants du cours ont participé à l’appréciation.

Si le seuil de participation se situe entre 50 % et 60%, le rapport peut être versé au dossier avec avis à la ou au responsable ou au professeur selon le cas. Dans les sept jours suivant cet avis, le responsable ou le professeur réplique par écrit au dépôt. L’ensemble des pièces est déposé au dossier ».

Article : 4.10.02

« Les documents relatifs à l’appréciation de cours sont versés au dossier du chargé de cours seulement si au moins soixante pour cent (60 %) des étudiants ont participé à l’appréciation du cours. »

Article 17.12

Dépôt de la liste des commentaires

« Le rapport découlant de l’appréciation de cours […] exclut les commentaires personnels et individuels écrits par les étudiantes et étudiants ainsi que toute référence à ces commentaires à moins que ces commentaires ne soient signés et datés. »

Article : 4.10.02

« Seuls les commentaires signés et datés sont joints aux résultats de l’appréciation. La signature doit être accompagnée du nom du signataire en caractères d’imprimerie. »

Article 17.09


Si ces critères sont satisfaits, une copie des rapports d’appréciation et de la liste des commentaires doit automatiquement être déposée dans votre dossier au sein de votre unité. Par ailleurs, les enseignants peuvent faire déposer à leur dossier un rapport d’appréciation et une liste des commentaires, même si le taux de réponse est inférieur à 60 %.